第一章 总则

第一条 为进一步规范招生就业处档案管理工作，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《江苏旅游职业学院档案管理办法》等文件，结合工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指招生就业处从事党建、科研、招生、就业等一切办学实践活动直接形成的对师生员工、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 招生就业处档案管理工作接受学校有关部门的监督和指导。

第二章 管理职责

第四条 档案管理人员须严格遵守国家和学校的档案管理规定，在工作中认真负责，坚持原则，忠于职守，严守保密纪律。

第五条 档案管理人员职责

（一）负责保管招生、就业数据；

（二）负责收集、整理档案材料；

（三）负责档案内容的保密工作；

（四）负责档案的查阅、借阅和转递手续；

（五）负责其他有关档案的事项。

第六条 凡存在下列行为之一的，招生就业处有权对相关责任人员予以通报并提交上级部门，请求给予相应纪律处分；涉嫌构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成学生档案损坏、丢失或者擅自销毁学生档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布学生档案的；

（三）涂改、伪造学生档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换学生档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将学生档案据为己有的；

（六）其他违反档案管理相关法律法规的行为。

第三章 档案的内容

第七条 招生就业处档案分为基础档案、过程性材料、结果性档案。

（一）‌基础档案‌

1. 上级招生、就业政策文件（含教育部、教育厅等上级主管部门红头文件）；

2. 历年招生章程原件。

（二）‌过程性材料‌

1. 招生宣传物料（含宣讲PPT、宣传片母版、媒体报道剪报）；

2. 考生咨询记录台账（含电话/网络咨询高频问题汇总）；

3. 特殊类型招生原始材料（高职院校提前招生期间考生免试及加分原始材料、评审过程性材料）；

4. 就业工作过程材料（含就业数据审核、重点群体就业帮扶、访企拓岗、就业服务记录等）。

（三）‌结果性档案‌

1. 党建、科研工作所产生的文件材料（如会议记录、新闻稿、科研成果等）；

2. 年度录取数据库（含考生电子档案、分数分析表）；

3. 新生报到数据分析报告；

4. 毕业生初次、年终就业数据；

5. 招生、就业工作总结。‌

第四章 档案的归档、保管与保存期限

第八条 档案的归档

（一）工作过程中形成的材料要及时收集、整理，审查后方可归档。归档的档案材料必须真实、完整、文字清楚，档案材料不符合归档要求的不得归入档案。

（二）统筹协调归档任务，按照《江苏旅游职业学院档案归档范围和保管期限》的要求，整理、编目后按时向档案室移交。

第九条 档案的保管

（一）档案须由专人保管。电子档案归档至专用电脑和移动硬盘，纸质档案存储至档案柜。

（二）每学期末组织档案清查工作。检查电子档案备份的完整性、检查涉密材料的保管合规性、检查过程材料的时序连贯性。

（三）档案管理人员如发生工作变动，应做好档案交接工作。

第十条 档案的保存期限

  招生就业处档案保管期限，依据上级管理制度及《江苏旅游职业学院文件资料归档范围与保管期限规定》执行。

第五章 毕业生档案的整理、邮寄

第十一条 应届毕业生档案的整理、邮寄

1. 应届毕业生档案须由各二级学院统一整理，经学工处审核后，于毕业学年结束之前集中移交至招生就业处。

2. 招生就业处通过机要通信或邮政特快专递渠道统一寄送，寄送信息以二级学院档案交接单数据为准。

3. 档案寄出后，招生就业处将反馈单号提供给二级学院就业辅导员。

第十二条 往届毕业生档案的整理、邮寄

1. 档案调取需要委托单位持有效调档函原件至招生就业处办理，档案一律通过机要通信或邮政特快专递渠道寄送，严禁学生自行领取。

2. 调档函须注明档案接收单位全称、地址及机要通信邮编，由招生就业处专人负责核对信息后密封寄出。

第六章 附则

第十三条 本办法由招生就业处负责解释。

2025年6月27日

招生就业处